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档案管理规定
作者:物价局    政务公开来源:物价局    点击数:450    更新时间:2013-3-20           ★★★
    为了提高机关档案工作的规范化、标准化、科学化和现代化管理水平,更好地为领导决策和机关工作服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,结合我局实际,特制订本规定:
    一、档案管理工作职责
   (一)本局档案由局指导科集中管理。
   (二)各科(局)在各项工作中形成的文书、电子公文及声像、实物等不同载体的档案应及时移交局指导科,统一登记,集中管理,确保档案的完整与安全。
   (三)指导科配备专业档案管理人员。档案管理人员必须政治可靠、遵守纪律、热爱工作、具备专业知识、熟悉档案业务。对做出显著成绩的档案管理人员,应给予表彰和奖励。
   (四)指导科负责档案的收集、登记、整理、统计、鉴定、保管、利用和移交等工作,其具体职责如下:
    1 国家有关档案管理工作的规定,结合本局实际,制定档案管理制度(包括文件材料分类方案、归档范围、保管期限表;档案保管、统计、保密、利用制度;档案人员岗位责任制等)。
    2 有关文书处理和业务科(局)文件材料的形成、立卷及时归档。
    3 根据经济发展和机关工作需要,积极开展档案编研工作,开发档案信息资源。
    4 围绕价格管理工作,提供档案资料的查阅服务,并收集档案利用效益实例。
    5 对档案资料实行计算机管理,爱护并保管好档案。
    6 保守国家秘密。
    二、档案归档的范围
    凡是反映局机关职能活动、历史面貌、具有保存价值的文件材料(包括文件、图片、声像材料、会计、基建等文件材料),都应收集齐全,及时进行立卷归档。其中本局的正式发文应收集两套,一套归档,另一套作为文件汇编保存。
   (一)文件材料归档范围。
    1 文件材料。
   (1)会议材料。包括全区物价工作会议、全区物价工作座谈会、局长办公会、局工作会、党政联席会议等会议形成的文件材料。
   (2)正式文件。包括初稿、附件和相关材料。
   (3)“函头文件”。包括工作计划、总结、调查、统计、财务、合同、刊物、外事活动等形成的文件材料;局领导在公务活动中形成的信件、批示;反映局机关历史面貌的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的资料等。
   (4)各种简报、参阅件。
    2 上级机关文件材料。
   (1)需要贯彻执行的上级机关会议文件材料。
   (2)代地委、行署草拟的文件材料。
    3 同级机关和非隶属机关的文件材料。
    4 下级机关的文件材料。其中包括请示、报告、年度工作计划、总结等文件材料。
    5 重要的人民群众来信来访形成的材料。
   (二)基建文件材料的归档范围。
    设备及基建文件材料,其中基建文件材料包括可行性研究、任务书、设计基础材料、设计工作、工程管理、施工、竣工文件等。
   (三)会计文件材料。
    1 会计凭证,如原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行对账单、工资清册等。
    2 会计账簿,如日记账、明细账、总账等。
    3 财务报表及财务分析报告。
    4 其他会计文件材料,如会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
   (四)声像材料的收集范围。
    上级领导视察、检查本局工作的声像材料;局主要领导到各地检查、指导工作及外出考察时形成的声像材料;局召开的会议,举办大型集会、纪念活动形成的声像材料;价格工作重大调整和改革形成的声像材料等。
    三、档案的保管
   (一)档案库房与办公用房、阅档用房应严格分开。档案库房应有防盗(配有铁门、铁窗)、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。配置温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机和排风扇等。
   (二)定期对档案保管状况进行全面检查,每次检查要作好记录,发现问题及时向分管领导汇报,并采取切实的改进措施。
   (三)高度重视档案的安全。库房严禁吸烟和使用火种,要对电源线路及影响档案安全的有关不安全的因素定期进行检查,发现问题及时整改。
   (四)经常保持库房清洁卫生,禁止存放杂物。保持库房空气流动。
   (五)档案的利用。
    1 查阅、借阅档案必须严格履行登记手续,原则上在档案室内查阅,因工作需要,确需借出档案的须经有关领导批准后方可借档,用完后应及时归还。
    2 外单位工作人员查阅档案和资料必须持单位介绍信,填写《外来人员查询档案登记》,经指导科主任签字后方可查阅。摘抄涉密档案内容应严格控制范围。属政府信息公开内容的可公开查阅。
    3 查阅档案严禁在档案、资料上涂改、做标记、剪贴、扯页和拍照,如造成档案损坏、丢失,将依据有关规定对查阅人员进行必要的处罚。
    4 严格控制档案资料的复印。确需复印的,一般资料经局指导科科长批准,涉密资料经分管领导批准。
    四、档案的归档时间
    机关各科(局)的档案应在次年3月份(财务档案可在次年6月份)前送局指导科及时归档。

 

 

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