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机关公文管理制度
作者:物价局    政务公开来源:物价局    点击数:1259    更新时间:2017-3-22         ★★★
    为加强局机关内部公文管理,提高工作效率和质量,实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化。根据物价局机关实际,现制定局机关内部公文管理办法。
    一、上报、下发公文处理程序
   (一)起草公文,必须做到观点明确,条理清晰,表述清楚,用语准确。
   (二)各科(局)拟制公文,必须由科(局)负责人审阅把关,明确签署意见后转指导科。
   (三)指导科负责对局机关所有公文的文字审核把关,最后经局主要领导审批签发。
   (四)除会议纪要外,公文应当加盖行署物价监督管理局印章。联合发文,须经所有联合发文部门领导人会签。
   (五)公文打印后,由公文拟稿人负责做好校对工作。公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。
   (六)公文寄发,原则上由公文起草科(局)负责。
   (七)公文印发完毕后,指导科必须按照规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
    二、收文和翻印文件处理程序
    所有收文一律由局指导科统一签收登记和管理。
    收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、销毁等程序。
   (一)签收
    局指导科文档管理人员每天接收或下载省局、地区及相关部门的公文;查看专员、局长信箱、人大建议、政协提案办理等相关平台是否有上级交办公文;通过地委行署办的收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记,呈送局指导科主任签批。
    凡从上述渠道接收电子版公文后,作为正式公文先行办理;收到正式公文后,再将电子版公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文,继续办理或者归档。
   (二)登记
    1、凡接收省物价局的公文,除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外,统一由局指导科文档管理人员签收、拆封、登记、编号;特殊情况下,由指导科文档管理人员或指导科负责人先行签收后转收发人员。
    2、文档管理人员按发文机关分类登记,没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人、或无工作关系的抄件、或没有保存价值的公文,可不予登记;直送相关科(局)办理的公文,相关科(局)先签收后,即转局指导科登记后再行办理。
   (三)拟办、批办、分办
    签收的公文及简报等,一般应当在5分钟内送局指导科科长提出拟办意见并呈报局领导同志批阅,文档管理人员根据局领导阅批意见,在30分钟内分送到分管领导阅批或承办科(局、人)承办;紧急或有时间要求的公文随到随办,在时限要求内签批完毕。分办公文通过局网传送,急件公文要及时通知承办人。
   (四)承办
    文档管理人员将领导阅批的公文,做好登记后及时转有关科(局)承办,有关科(局)签收公文。领导签批件由指导科文档管理人员传送相关科(局),要保证承办件及时办理,确保工作效率。承办科(局、人)需要原件的,到指导科办理相关手续后借出,公文办理完毕及时存档。
承办科(局、人)收到承办件后及时进行确认,对不属于本科(局)职责的应迅速与指导科联系,经局领导确认后转其他科(局)承办,不得积压或自行转办;各承办科(局)要按办理时限要求将承办公文的办理情况报指导科局,并定期进行自查,防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办科(局)时,由主办科(局)负责牵头,相关科(局)密切配合不得推诿。
   (五)督办
    局领导批示要求承办科(局)提出办理意见、落实或研究处理的批示件,由局指导科跟踪催办,承办科(局)原则上在3个工作日反馈办理情况。急件急办,领导明确签署时间要求的,以领导签批时限为准。情况复杂的,应将承办科(局)的办理情况及时报告领导,经领导同意后可适当延长办理时限。涉及多个科(局)的,由主办科(局)牵头、沟通、协调达成一致意见后,在7个工作日内以规范的公文格式报签批领导。特殊情况的要向分管领导说明并报告办理进展情况,报告结果一般不得超过10个工作日或经领导同意适当延长办理期限。
   (六)办结
    凡请阅知的人员都已签字或圈圈的,视为办理完毕,具体情况如下:
    1、已按领导批示,认真承办,履行了处理程序,并有结果;
    2、对上级机关公文,已通过行文或其他方式贯彻执行;
    3、对同级机关函件已明确答复;
    4、对下级机关请示已作批复;
    5、呈阅件在规定传阅范围内传阅完毕。
   (七)归档
    承办、阅办完的公文要及时退给局指导科统一处理,有存档价值和存查必要的公文,按照《物价局档案管理制度》由指导科立卷归档(承办过程中形成的所有文字、音像资料等,原则按谁主办谁负责送归局指导科存档);承办件办结后,承办科(局)将办理结果和承办件一并送局指导科存档。
   (八)销毁
    根据《档案法》,对保管期限已满或原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷,由指导科档案管理人员对拟销毁档案提出存毁的初步意见,并对拟销毁档案按类别造册登记,由局档案工作鉴定领导小组鉴定,确定销毁或续存,经审查不予销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明;销毁清册及销毁档案书面报告,必须经分管档案工作的领导签字,方能生效;经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点销毁,不准出卖或做其它用;销毁档案时必须派专人护送到指定地点,由两人以上监督销毁,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人要签名盖章,以示负责;经审查不准销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明。
    三、公文处理责任及考核。
    各科(局)负责人为所发公文的第一责任人,具体拟稿人为具体责任人。公文的处理质量列入科(局)的目标考核。具体为:
   (一)违反公文处理程序,越级办文或未经主要领导签发办文的,一次扣减所在科(局)年终考核分值5分。
   (二)按公文处理程序规定,所有局发公文必须经主要领导签发,未经主要领导签发便编号、印制的文件一律无效,并扣除相关科(局)年终目标考核分值0.2分,造成重大影响的将追究有关人员责任。
   (三)未经指导科进行文字、体裁、公文格式等审核把关的文件,一律不得送局领导审阅、签发,除一些特殊文件有特殊规定外,所有文件须有指导科有关人员审核签署意见,指导科因把关不严造成错件,一次扣指导科目标考核分值0.2分。
   (四)公文打印好后印制前,公文拟稿人要认真做好校对工作,凡在公文印制好后发现错字、别字、病句或其它逻辑、语法明显错误的内容,一次扣减校对人员所在科(局)年终考核目标分值0.2分,并承担由错件印制所造成的经济损失。
   (五)公文拟稿人应对文件拟稿认真负责。指导科核稿人员在校对科(局)办理公文时,对公文中发现有病句、错字、别字的,一次直接扣除科(局)目标管理分值0.1分;指导科校稿人员不认真,未发现问题而直接送领导审签的,一次扣指导科目标考核分值0.1分。
   (六)公文的底稿、正文和有关与公文有联系的材料收集齐全,作为追究责任的依据。

 

 

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